12+ Contoh Surat Pengunduran Diri yang Baik dan Cara Membuatnya [+Template]

Mundur dari pekerjaan (resign) bukan berarti kamu harus memutuskan tali silaturahmi. Proses resign memang dapat terasa canggung atau bahkan membuat stress, baik karena rasa tidak enak ataupun bingung bagaimana cara menyampaikannya.

Surat pengunduran diri yang baik adalah tiket emas agar kamu bisa melewati proses ini dengan lancar. Di artikel kali ini, Cake akan membahas apa saja yang harus kamu tulis di surat pengunduran diri yang baik dan benar serta memberikan contoh surat resign sebagai referensi.

Surat pengunduran diri adalah surat yang berisi pernyataan bahwa kamu ingin mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan dimana kamu sedang bekerja. Surat pengunduran diri biasanya juga disebut dengan surat resign.

Surat pernyataan pengunduran diri ini biasanya ditulis dengan bahasa yang sopan dan jelas agar pihak perusahaan/instansi tempat kamu bekerja bisa memahami alasan kamu mengapa resign dari perusahaan tersebut.

Apa Tujuan Utama dari Surat Pengunduran Diri?

Tujuan utamanya adalah menciptakan bukti legal dan formal untuk mengakhiri hubungan kerja secara sah. Singkatnya, surat ini berfungsi sebagai dokumen tertulis bagi HRD untuk memproses administrasi, proses offboarding, hak karyawan (sisa cuti, surat referensi kerja).

Mengapa Surat Resign yang Benar itu Krusial?

Surat pengunduran diri yang benar penting agar kamu diakui sebagai pekerja yang profesional dengan memundurkan diri secara hormat dan resmi. Dengan ini, transisi kerja dapat berjalan mulus. Pihak perusahaan secara jelas tahu masa kerja kita di perusahaan tersebut akan berakhir dan dapat secara resmi mencari karyawan baru untuk menggantikan kamu.

1. Contoh Surat Pengunduran Diri Bahasa Indonesia (Umum)

2. Contoh Surat Pengunduran Diri Bahasa Inggris (Formal)

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Surat pengunduran diri ini menyebutkan alasan resign yang jelas, rasa terima kasih kepada perusahaan, serta rincian transisi, seperti apa saja yang akan diselesaikan sebelum keluar.

3. Contoh Surat Pengunduran Diri Singkat (Simple)

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Surat pengunduran diri yang singkat sangat efektif untuk menyampaikan informasi pengunduran diri dengan tetap menjaga sopan santun.

4. Contoh Email Pengunduran Diri

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Mengirim surat resign dengan email memudahkan administrasi dengan format digital yang rapi, subjek yang jelas, dan penyertaan lampiran dokumen formal.

5. Contoh Kata-Kata Resign Lewat WhatsApp (WA)

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Inisiatif untuk mengirimkan pesan WhatsApp (WA) menunjukkan bahwa kamu proaktif, namun jangan lupa untuk menyusulkan dokumen surat pengunduran diri fisik yang lebih resmi.

6. Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan Tetap

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Dalam surat ini, penulis menyampaikan ucapan apresiasi tulus kepada HRD yang dituju, dan menulis tanggal kerja terakhir secara jelas sesuai aturan yang ada.

7. Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan Kontrak (PKWT)

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Penulis menulis informasi penting dengan jelas dan langsung merujuk pada tanggal berakhirnya perjanjian kerja (PKWT), sehingga memberikan kepastian hukum dan administratif bagi HRD.

8. Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan Masa Probation/Percobaan

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Mengundurkan diri saat masa probation seringkali terasa canggung, namun di surat ini penulis langsung jujur dengan sopan mengenai ketidakcocokan peran, yang dapat membantu perusahaan menghemat waktu dalam mencari kandidat yang lebih tepat.

9. Contoh Surat Pengunduran Diri dari Magang

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Meskipun masih berstatus mahasiswa, surat ini menunjukkan kematangan dengan menuliskan bahwa akan menyusun laporan akhir tugas secara rapi sebelum masa magang berakhir.

10. Contoh Surat Resign Karena Alasan Keluarga

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Surat ini menjelaskan alasan yang jelas tanpa terlalu personal, serta menunjukkan rasa hormat melalui permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang muncul.

11. Contoh Surat Resign Karena Alasan Kesehatan

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Menyertakan lampiran medis sebagai bukti pendukung sangat memperkuat alasan pengunduran diri secara objektif dan profesional.

12. Contoh Surat Resign Karena Pindah Domisili

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Alasan pengunduran diri yang tertulis di surat ini logis, karena kendala jarak yang tidak memungkinkan, sehingga dapat diterima oleh perusahaan.

13. Contoh Surat Resign Karena Melanjutkan Studi

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Surat ini menunjukkan ambisi positif untuk pengembangan diri, yang biasanya akan sangat didukung dan dihormati oleh perusahaan.

14. Contoh Surat Resign Karena Pekerjaan Lain

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Surat pengunduran diri ini sangat profesional, penulis menunjukkan fokus pada pertumbuhan karir dan apresiasi terhadap bimbingan atasan, yang baik untuk menjaga hubungan kedepannya.

15. Contoh Surat Pengunduran Diri dari Pabrik

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Data identitas seperti NIK dan bagian tertera jelas, dan terlihat kesediaan untuk mengikuti prosedur fisik seperti pengembalian seragam, yang krusial di pabrik.

16. Contoh Surat Pengunduran Diri dari Perusahaan

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Surat ini sangat baik karena menekankan pada durasi notice period dan komitmen serah terima pekerjaan (handover) yang terstruktur.

17. Contoh Surat Pengunduran Diri dari Organisasi

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Walaupun telah mengundurkan diri, penulis tetap menunjukkan dedikasi jangka panjang dan keinginan untuk tetap berkontribusi sebagai relawan di waktu yang akan datang.

18. Contoh Surat Pengunduran Diri untuk Guru

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Fokus pada tanggung jawab terhadap siswa dan nilai rapor, menunjukkan etika kerja yang baik dan dedikasi pada dunia pendidikan.

19. Contoh Surat Pengunduran Diri untuk Dosen

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Bukan hanya pekerjaan, tapi dosen ini tetap mempertimbangkan kelangsungan studi mahasiswa bimbingan, menunjukkan integritas akademik yang tinggi.

20. Contoh Surat Pengunduran Diri untuk Perawat

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Walaupun mengundurkan diri karena kondisi fisik, penulis tetap menjaga etika profesi medis dengan mengedepankan keselamatan pasien.

21. Contoh Surat Pengunduran Diri untuk Pegawai Bank

Kenapa contoh surat pengunduran diri ini baik?

Pegawai yang menulis surat ini menunjukkan kepatuhan hukum dengan menyebutkan komitmen menjaga kerahasiaan data perbankan dan nasabah.

1. Kepala Surat

Bagian ini berisikan tempat dan tanggal pembuatan surat pengunduran diri, nama penerima surat, serta alamat yang dituju.

2. Isi surat

Ketika membuat surat permohonan pengunduran diri, kamu perlu memperhatikan apa saja kata kata mengundurkan diri dari pekerjaan yang cocok untuk dipakai.

Secara umum, isi surat resign yang baik dan benar berisikan: 

• Data diri: Sebelum kamu ingin menyampaikan maksud dan tujuan memundurkan diri dari pekerjaanmu, ada baiknya kamu menyebut identitas secara singkat sebagai orang mengajukan surat pengunduran diri kerja. 
• Maksud dan Tujuan: Tuliskan tujuan kamu menulis surat ini
• Pernyataan Resign
• Tanggal Terakhir Bekerja: Pastikan tanggal yang kamu tuliskan sudah sesuai dengan notice period di kontrak.
• Ucapan Terima Kasih & Permohonan Maaf: Untuk tetap membangun hubungan yang baik dengan perusahaan itu, kalimat permohonan maaf secara keseluruhan perlu dicantumkan di dalam surat pengunduran diri kerjamu.
• Rencana Transisi: Sampaikan harapan kamu terhadap perusahaan tersebut untuk kedepannya. Hal ini perlu dituliskan agar meninggalkan kesan yang baik kepada perusahaan tempat kamu bekerja.

Perlukah mencantumkan alasan resign yang jujur?

Kamu tidak harus menuliskan alasan resign dengan detil. Jika alaasanmu sensitif, kamu bisa menggunakan kalimat umum seperti:

Hal ini menjaga profesionalitas tanpa memicu drama di kantor.

3. Penutup

Bagian terakhir yang perlu dicantum di dalam surat pengunduran diri dari pekerjaanmu adalah bagian penutup yang berisi tentang ucapan terimakasih dan tuliskan nama dan tanda-tanganmu di bagian akhir surat. Perhatikan contoh menulisnya di bawah ini:

Setelah kamu tahu format cara membuat surat pengunduran diri, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan ketika hendak mengundurkan diri dari perusahaan. Poin-poin berikut ini sangat penting agar kamu tetap menjaga hubungan positif dengan pihak perusahaan:

1. Pastikan Isi Surat Tetap Positif dan Ringkas

Dalam membuat surat permohonan pengunduran diri, profesionalisme sangatlah penting. Menulis alasan memundurkan diri dari perusahaan/instansi tempat kamu bekerja perlu dipikirkan baik-baik.

Tidak diperkenankan menulis kata-kata kebencian atau rasa sakit hati terhadap perusahaan/instansi kamu bekerja di dalam surat pengunduran diri resmi. Selain itu, isi surat pengunduran diri kerja tidak perlu ditulis dengan bertele-tele ya.

2. Pahami Kebijakan Pengunduran Diri di Perusahaan

Sebelum mengajukan surat pengunduran dirimu, pastikan kamu sudah mengecek peraturan atau kebijakan pengunduran diri di perusahaanmu. Kamu bisa mengecek poin-poin ini di kontrak kerja:

• Periode pemberitahuan (notice period), bisanya perusahaan mewajibkan one month notice
• Penalti/denda, apakah ada kewajiban finansial jika kamu keluar sebelum masa kontrak berakhir?
• Hak seperti pencairan sisa cuti atau bonus

3. Komunikasi dengan Atasan

Jika kamu sudah memiliki rencana untuk resign dari pekerjaanmu yang sekarang dan ingin memiliki sebuah rencana ke depannya, diskusi secara lisan kepada atasan adalah langkah yang baik untuk dilakukan pertama kali nya.

Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahpahaman antara kamu dan pihak perusahaan perihal tentang pengunduran dirimu. Selain itu juga, alasan kamu memundurkan diri akan menjadi acuan ketika kamu membuat surat pengunduran diri dari pekerjaanmu.

4. Selesaikan Tanggung Jawab dan Proses Handover

Dalam proses menuju hari terakhirmu di tempat kerja, jangan lupa menyelesaikan tanggung jawab pekerjaanmu sebelum hari terakhir di kantor tersebut. Kamu juga akan melakukan handover (serah terima jabatan) kepada pengganti kamu nantinya. Tujuannya agar transisi pekerjaanmu ke orang baru nantinya akan lebih mudah serta hal ini juga menunjukan rasa tanggung jawabmu kepada pihak perusahaan/ instansi dimana kamu bekerja.

Pertanyaan tentang Surat Pengunduran Diri (FAQ)

1. Kapan waktu terbaik untuk mengirimkan surat pengunduran diri?

Idealnya mengikuti kontrak kerja, biasanya 30 hari (one month notice) atau 2 minggu sebelumnya untuk posisi tertentu.

2. Bolehkah menuliskan alasan negatif atau komplain di surat resign?

Jangan menuliskan alasan negatif di surat resign. Surat resign adalah dokumen resmi yang akan disimpan di arsip HRD, jadi tetaplah profesional. Kritik atau komplain bisa kamu sampaikan saat exit interview secara lisan.

3. Apakah surat pengunduran diri harus dikirim lewat email atau diprint?

Jawabannya tergantung budaya kantormu, namun paling aman adalah kalau kamu mengirimkan email dan membawa versi cetak yang sudah ditandatangani untuk diserahkan langsung ke atasan atau HRD.

4. Bolehkah mengundurkan diri saat masih dalam masa kontrak (PKWT)

Boleh, tapi kamu harus mengetahui konsekuensinya. Menurut hukum UU Cipta Kerja, pihak yang memutus kontrak PKWT sebelum waktunya biasanya wajib membayar ganti rugi sebesar sisa gaji hingga masa kontrak selesai. Cek lagi poin "Penalti" atau "Ganti Rugi" di kontrak kerja kamu.

5. Apakah surat resign boleh dikirimkan melalui WhatsApp?

Sangat tidak disarankan. Gunakan email resmi perusahaan atau surat fisik. Jika harus lewat WA, gunakan hanya sebagai pengantar untuk mengajak atasan bertemu secara langsung.

Sudah Siap Cari Kerja Lagi?

Cake adalah platform yang menawarkan berbagai solusi untuk kebutuhan kariermu. Kamu bisa bikin CV yang profesional dan ATS-friendly, dan ada fitur Cake AI CV Checker untuk mengoptimalkan CV kamu. Cake Cover Letter AI juga siap membantu kamu bikin surat lamaran yang menarik HRD.

Plus, kamu juga bisa bikin portofolio online, cari lowongan kerja di job portal atau aplikasi cari kerja kami, serta mulai networking dan membangun personal branding lewat Cake. Jangan lupa untuk ikuti panduan karier dan blog kami untuk membantu perkembangan karirmu.

Siap wujudkan karier impian? Yuk, cobain Cake sekarang!